Zatrudnienie pracownika krok po kroku

Zatrudnienie pracownika w firmie to bardzo odpowiedzialna decyzja, dlatego należy się do niej odpowiednio przygotować.

Przedstawimy kolejno najważniejsze etapy, które ułatwią Państwu przejść ten proces.

KROK  I 

Jeśli znaleźli Państwo odpowiednią osobę należy sporządzić dokumentację kadrową:

1. W pierwszej kolejności należy pozyskać od przyszłego pracownika dane osobowe do sporządzenia dokumentacji kadrowej – do tego służy kwestionariusz osobowy dla pracownika

                                                                                                      pobierz kwestionariusz osobowy dla pracownika  

2. Następnie musicie Państwo dopilnować, żeby kandydat na pracownika przed przystąpieniem do pracy wykonał badania lekarskie – w tym celu wystawiają Państwo kandydatowi skierowanie na badania lekarskie

                                                                                                          pobierz skierowanie na badania lekarskie

Koszty badań lekarskich zawsze pokrywa pracodawca, otrzymane zaświadczenie o zdolności podjęcia pracy przechowujemy w aktach osobowych w części A, każde następne w części B.

3. Następnie należy przygotować umowę o pracę – jeśli umowę o pracę przygotowuje biuro rachunkowe należy wypełnić i przekazać do niego druk zlecenia zatrudnienia pracownika

                                                                                                      pobierz druk zlecenia zatrudnienia pracownika

4. Przed przystąpieniem do wykonywania pracy pracownik musi zostać przeszkolony z bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Pracodawcy nie wolno dopuścić pracownika do pracy, do której wykonywania nie posiada on wymaganych kwalifikacji lub potrzebnych umiejętności, a także dostatecznej znajomości przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy – wzór karty szkolenia wstępnego BHP

                                                                                                     pobierz wzór karty szkolenia wstępnego BHP

Od tej ogólnej zasady istnieje jeden wyjątek – mianowicie szkolenie pracownika przed dopuszczeniem do pracy nie jest wymagane w przypadku, gdy podejmuje on pracę na tym samym stanowisku, które już zajmował u danego pracodawcy bezpośrednio przed nawiązaniem z tym pracodawcą kolejnej umowy o pracę.

Ponadto pracodawca jest obowiązany:

• zaznajamiać pracowników z przepisami i zasadami bhp dotyczącymi wykonywanych przez nich prac oraz
• wydawać szczegółowe instrukcje i wskazówki dotyczące bhp na poszczególnych stanowiskach pracy.

Ustawowym obowiązkiem pracodawcy jest organizowanie szkoleń BHP dla pracowników – muszą się one odbywać w ich godzinach pracy oraz na koszt pracodawcy. Do szkoleń obowiązkowych należą:

• szkolenie wstępne organizowane przy zatrudnieniu nowego pracownika, zawierające podstawowe informacje na temat zasad BHP oraz z instruktarzu stanowiskowego,
• szkolenia okresowe.

W przypadku, gdy przedsiębiorca zdecyduje się na prowadzenie spraw BHP w swojej firmie na własną rękę, musi pamiętać, że konieczne jest spełnienie warunków określonych w przepisach.

Kodeks pracy nakłada na pracodawcę obowiązek wyznaczenia pracownika odpowiedzialnego za udzielanie pierwszej pomocy oraz wykonywanie działań w zakresie zwalczania pożarów i ewakuacji pracowników.

KROK  II

Na pracodawcy spoczywa obowiązek utworzenia i prowadzenia dokumentów każdego pracownika, czyli akt osobowych. Od 2019 r. powinny one się składać się z czterech części:

• część A – tu znajdują się dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,
• część B – zawiera dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia,
• część C – w której gromadzi się dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia danej osoby,
• część D – miejsce na przechowywanie dokumentów związanych z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonych w innych przepisach.

Kompletując dokumentacją pracowniczą, należy pozyskać od pracownika dodatkowe dokumenty i oświadczenia, m.in.:

• kopie świadectw pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia,
• kopię dyplomu ukończenia ostatniej szkoły,
• oświadczenie o podwyższonych kosztach uzyskania przychodów, jeśli miejscowość zamieszkania pracownika jest inna niż siedziba pracodawcy

                                                                                                           pobierz oświadczenie o KUP

• informację o równym traktowaniu

                                                                                                      pobierz informację o równym traktowaniu

• informację o warunkach zatrudnienia

                                                                                                      pobierz informację o warunkach zatrudnienia

• klauzulę do przetwarzania danych RODO

                                                                                                    pobierz klauzulę do przetwarzania danych RODO

• oświadczenie o korzystaniu z uprawnień rodzicielskich

                                                                                             pobierz oświadczenie o korzystaniu z uprawnień rodzicielskich

• wniosek o zgłoszenie członków rodziny do ubezpieczeń  pobierz wniosek o zgłoszenie członków rodziny do ubezpieczeń                                                                                                                                                                                                                                                          
• PIT-2                                                                                                                  pobierz PIT-2

• oświadczenie o przekazywaniu wynagrodzenia gotówką lub na rachunek bankowy

                                                                             pobierz oświadczenie o przekazywaniu wynagrodzenia gotówką lub na rachunek bankowy

KROK  III

Zgłoszenie pracownika do ZUS w terminie 7 dni od podpisania umowy o pracę.

Z reguły tym etapem zajmuje się już Państwa biuro rachunkowe, natomiast muszą Państwo pamiętać, że 7 dni to bardzo mało, w związku z tym informację o zatrudnieniu pracownika należy przesyłać do swojego biura rachunkowego niezwłocznie, żeby umożliwić terminową realizację zgłoszenia.